SOP PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT

1.1.       Format Penomoran Surat Keluar

Format surat dan sistem penomoran surat yang digunakan antara lain:

a.       Surat Keputusan (SK)                                                : 01 (kode nomor surat)

b.      Surat Undangan (SU)                                                : 02

c.       Surat Permohonan (SPm)                       : 03

d.      Surat Pemberitahuan (SPb)                   : 04

e.      Surat Peminjaman (SPp)                         : 05

f.        Surat Pernyataan (SPn)                            : 06

g.      Surat Mandat (SM)                                     : 07

h.      Surat Tugas (ST)                                          : 08

i.        Surat Keterangan (SKet)                         : 09

j.        Surat Rekomendasi (SR)                          : 10

k.       Surat Balasan (SB)                                      : 11

1.2.       Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris

Contoh :

No : 08.1/ST/BMDTP/I/2012

Keterangan :

08                       : Kode nomor surat

1                          : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

ST                       : Surat Tugas (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan,

  lihat format surat di atas)

BMDTP            : Nama lembaga yang mengeluarkan surat

I                           : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2012                   : Tahun berjalan

1.3.       Surat selain surat yang dikeluarkan Sekretaris

a.      Surat Non Kepanitiaan (dibuat oleh tiap Departemen)

Contoh :

Nomor : 02.1/SU/DEPT.II/BMDTP/II/2011

Keterangan :

02                         : Kode nomor surat

1                            : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

SU                        : Surat Undangan (lihat format surat di atas)

DEPT.II              : Nama badan/departemen yang mengeluarkan surat

HMTP                 : Nama lembaga yang menaungi badan/dept

II                            : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2012                    : Tahun berjalan

Kode untuk nama badan/dept yang mengeluarkan surat :

1)      LITBANG         : Tim Penelitian dan Pengembangan

2)      DEPT.I              : Departemen Dalam Negeri

3)      DEPT.II             : Departemen Luar Negeri

4)      DEPT.III            : Departemen Pendidikan dan Pelatihan

5)      DEPT.IV           : Departemen Minat dan Bakat

6)      DEPT.V             : Departemen Pengabdian Masyarakat

Nb :

Sekretaris departemen harus selalu mengarsipkan surat keluar dan surat masuk di departemennya yang kemudian diserahkan kepada sekretaris BMDTP.

b.      Surat Kepanitiaan (dibuat oleh panitia pelaksana kegiatan)

Contoh :

Nomor : 05.1/S.Pp/SOCIAL-CARE/DEPT.V/BMDTP/II/2012

Keterangan :

05                                         : Kode nomor surat

1                                            : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

S.Pp                                    : Surat Peminjaman (lihat format surat di atas)

SOCIALCARE                 : Nama kegiatan

DEPT.V                              : Nama badan / dept yang mengadakan kegiatan

BMDTP                              : Nama lembaga yang menaungi badan / dept

II                                           : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2012                                    : Tahun berjalan

Nb :

1.       Nomor surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan oleh masing-masing sekretaris departemen, kemudian dilaporkan kepada sekretaris BMDTP.

2.      Pada setiap acara yang dilaksanakan, Surat Kepanitiaan selalu dimulai kembali dengan no urut 1.

1.4.       Mekanisme Surat Menyurat

1.    Aturan untuk surat peminjaman tempat :

a.       Ruang Kuliah

Ditujukan kepada Dosen Kemahasiswaan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota

b.      Ruang Seminar

Ditujukan kepada Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota yang telah disetujui oleh Dosen Kemahasiswaan

c.       Ruangan di Jurusan Lain

Ditujukan kepada Ketua Jurusan yang dituju

2.    Aturan untuk surat perizinan acara di kampus

Ditujukan kepada Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota yang telah disetujui oleh Dosen Kemahasiswaan

3. Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan banyaknya jumlah tembusan.

4. Setiap pengajuan dan penerbitan surat, diharap menggunakan amplop dengan KOP BMDTP UNDIP.

5. Semua surat yang di terbitkan harus dicopy sebagai arsip untuk pembuatan LPJ atau kesektretariatan.